Какъв тип записи бихте искали да имате инциденти на работното място, включващи всякаква форма на дискриминация?

За ефективно управление и разследване на инциденти на работното място, включващи каквато и да е форма на дискриминация, е от съществено значение да поддържате точни и изчерпателни записи. Ето списък на типовете записи, които бихте искали да имате:

1. Доклад за инцидент:

- Официален доклад за инцидент трябва да бъде попълнен от лицето, което е преживяло или станало свидетел на дискриминация. Той трябва да включва подробности като дата, час, местоположение на инцидента и подробно описание на случилото се.

2. Изявления на свидетели:

- Ако е имало свидетели на дискриминационния инцидент, показанията им трябва да бъдат записани. Тези твърдения могат да осигурят допълнителни перспективи и подкрепа за лицето, което подава доклада.

3. Комуникационни записи:

- Съхранявайте записи на всяка комуникация, свързана с инцидента, включително имейли, текстови съобщения или писмени бележки. Те могат да бъдат ценни за установяване на график на събитията и естеството на дискриминацията.

4. Физически доказателства:

- Ако има физически доказателства, свързани с инцидента, като документи, записи или екранни снимки, те трябва да бъдат събрани и запазени.

5. Документация за човешките ресурси:

- Поддържайте записи за всички действия, предприети от отдела за човешки ресурси в отговор на инцидента. Това включва всякакви разследвания, проведени интервюта и всякакви предприети дисциплинарни мерки.

6. Документи за правила и процедури:

- Имате копия от политиките и процедурите на компанията, свързани с дискриминацията, тормоза и равните възможности за заетост, в архива. Тези документи демонстрират ангажимента на организацията за предотвратяване и справяне с подобни инциденти.

7. Записи за обучение:

- Съхранявайте записи за всяко обучение, предоставено на служителите относно дискриминацията, разнообразието, приобщаването и чувствителността. Тези записи могат да демонстрират, че организацията е проактивна в предотвратяването на дискриминация.

8. Правни документи:

- Ако инцидентът ескалира до правен въпрос, като съдебно дело или разследване от регулаторна агенция, запазете цялата правна документация, свързана със случая, включително съдебни разпореждания, споразумения за уреждане или всякакви констатации от разследвания.

9. Планове за коригиращи действия:

- Ако в резултат на инцидента са предприети коригиращи действия, като промени в политики, процедури или дисциплинарни мерки, документирайте тези действия и техните резултати.

10. Споразумения за поверителност:

- Ако някакви споразумения за поверителност са подписани от страните, участващи в инцидента, запазете копия от тези споразумения във файла.

Поддържайки тези видове записи, организациите могат да осигурят изчерпателно документиране на инциденти на работното място, включващи дискриминация, улесняване на справедливи разследвания и демонстриране на ангажимент за поддържане на работна среда без дискриминация.