Каква е процедурата за гарантиране, че цялата документация, свързана с извършваната работа, е налична и текущата предишна дейност?
Гарантирането, че цялата документация, свързана с извършваната работа, е налична и текущата предишна дейност е от решаващо значение за поддържане на ефективността, точността и съответствието на проекта. Следването на систематична процедура може да помогне за постигането на тази цел:
1. Идентификация на документа:
- Идентифицирайте всички видове документи, които са необходими за извършваната работа. Те могат да включват планове за проекти, спецификации, договори, чертежи, разрешителни, правила за безопасност и всяка друга подходяща информация.
2. Събиране на документи:
- Съберете най-новите версии на всички идентифицирани документи от подходящи източници като файлове на проекти, споделени дискове, изпълнители и външни заинтересовани страни.
3. Преглед на документи:
- Прегледайте внимателно всеки документ, за да се уверите, че е подходящ, точен и актуален. Потърсете всякакви несъответствия, конфликти или липсваща информация.
4. Контрол на документи:
- Внедряване на система за контрол на документи за управление на версиите и разпространението на документи. Задайте уникални идентификационни номера, номера на ревизии и дати на всеки документ.
5. Разпространение на документи:
- Разпространете най-новите версии на документи до всички заинтересовани страни, които имат нужда от достъп до тях. Това може да включва членове на екипа на проекта, изпълнители, подизпълнители, консултанти и регулаторни органи.
6. Актуализации на документи:
- Установете процес за актуализиране на документи, докато работата напредва. Това може да включва създаване на система за управление на промените в документи или назначаване на лице, отговорно за актуализирането на документите.
7. Редовен преглед:
- Планирайте периодични прегледи на всички документи по проекта, за да сте сигурни, че те остават актуални и подходящи. Това може да е седмично, месечно или тримесечно в зависимост от сложността на проекта.
8. Комуникация и обучение:
- Комуникирайте важността на използването на най-новите документи на всички членове на екипа. Осигурете обучение, ако е необходимо, за да сте сигурни, че всеки разбира как да осъществява достъп и да използва правилно документацията.
9. Одити и инспекции:
- Провеждайте одити или инспекции, за да проверите дали на обекта на проекта се използва правилната документация и че всички дейности са в съответствие с най-новите планове и спецификации.
10. Съответствие и правни задължения:
- Бъдете в течение с всички промени в разпоредбите или законовите изисквания, които могат да повлияят на проекта. Уверете се, че проектната документация е в съответствие с тези промени.
11. Завършване на проекта:
- След приключване на проекта съберете и архивирайте цялата окончателна проектна документация за бъдещи справки и одитни цели.
12. Непрекъснато подобрение:
- Използвайте поуките, извлечени от предишни проекти, за да подобрите процеса на управление на документи за бъдещи проекти.
Следвайки тези стъпки, организациите могат да гарантират, че всички екипи работят с най-актуалната документация, което намалява риска от грешки, пропуски и несъответствие.
