Какъв е процесът за използване на фиш за дефицит за проследяване на непълни записи?
1. Идентифицирайте непълните записи:
- Редовно преглеждайте записи, като формуляри, отчети или приложения, за да идентифицирате тези с липсваща информация или прикачени файлове.
- Проверете за полета, маркирани като задължителни, задължителни документи, които не са изпратени, или несъответствия, които се нуждаят от пояснение.
2. Създаване на фишове за дефицит:
- Генериране на фиш за недостатък за всеки непълен запис.
- Включете подробности като референтен номер на записа, тип, дата на получаване и конкретните идентифицирани недостатъци.
- Присвояване на уникален номер за проследяване или идентификатор на всеки фиш за дефицит.
3. Комуникирайте с отговорните страни:
- Изпратете фиша за липса на лицето или отдела, отговорен за попълването на записа.
- Осигурете краен срок за подаване на липсващата информация или прикачени файлове.
- Ясно посочете последствията от неотстраняването на недостатъците в определения срок.
4. Проследяване и наблюдение:
- Поддържайте централизирана система за проследяване на всички издадени фишове за недостатъци.
- Продължавайте редовно със заинтересованите страни, за да осигурите своевременно подаване на липсваща информация.
- Изпращайте напомняния, ако крайният срок наближава или е изтекъл.
- Актуализирайте състоянието на фишовете за недостатъци, когато се получи информация или проблемите бъдат разрешени.
5. Отстранете недостатъците:
- След като предоставите необходимата информация или прикачени файлове, прегледайте ги за пълнота и точност.
- Актуализирайте съответно записите и маркирайте фиша за недостатък като „разрешен“ или „затворен“.
6. Ескалирайте, ако е необходимо:
- В случаите, когато отговорните страни не успеят да отговорят или упорито пренебрегват попълването на записите, ескалирайте проблема до съответния ръководител, мениджър или определен орган.
7. Водене на записи и докладване:
- Поддържайте запис на всички издадени фишове за недостатъци, техния статус и дати за разрешаване.
- Генериране на редовни отчети за непълни записи и ефективността на процеса на проследяване на недостатъци.
8. Непрекъснато подобрение:
- Анализирайте причините за непълните записи и идентифицирайте начини за подобряване на процесите на събиране на данни.
- Направете корекции в процеса на пропускане на недостатъци, ако е необходимо, за да подобрите неговата ефективност.
Чрез прилагане на систематичен процес за използване на фишове за недостатъци, организациите могат да гарантират пълнотата и точността на своите записи, да подобрят качеството на данните и да подобрят практиките за управление на записи.
