Какво да очаквате на срещата
1. Дневен ред на срещата:
- Срещите трябва да имат ясен дневен ред, очертаващ темите за обсъждане. Потърсете предварително дневния ред и се запознайте с основните точки.
2. Точност:
- Пристигнете навреме или няколко минути по-рано. Точността показва уважение към времето на другите и помага на срещата да започне гладко.
3. Въведения:
- Ако има присъстващи, които не познавате, запознаването може да се състои в началото на срещата. Бъдете готови да се представите накратко.
4. Активно слушане:
- Внимавайте какво казват другите, без да ги прекъсвате. Активното слушане ви помага да разберете различни гледни точки и да допринесете смислено.
5. Приноси:
- Ако има възможност да споделите своите прозрения, бъдете готови да допринесете с подходящи точки, свързани с дневния ред. Говорете кратко и се придържайте към темата.
6. Уважителен ангажимент:
- Участвайте в дискусии с уважение и учтивост, дори ако има разногласия. Въздържайте се от лични нападки или прекъсване на другите.
7. Вземане на решения:
- Ако трябва да се вземат решения, бъдете готови да участвате в дискусии и да претегляте важни точки.
8. Елементи за действие:
- По време на срещата отбележете всички възложени задачи, крайни срокове или отговорности. Тези елементи за действие осигуряват последващи действия и отчетност.
9. Минути:
- Някои срещи може да имат назначени протоколчици, които записват ключови точки и решения. Ако ви е възложена тази роля, бъдете готови да си водите точни бележки.
10. Въпроси и отговори:
- Може да има определено време за въпроси и отговори. Задайте подходящи въпроси, ако имате някакви несигурности.
11. Управление на времето:
- Срещите трябва да приключват в рамките на определеното време. Бъдете внимателни към вашето време и времето на другите, като избягвате ненужни дискусии.
12. Последващи действия:
- След срещата си отбележете всички елементи за действие, които са ви възложени. Проследете тези задачи възможно най-скоро.
13. Обратна връзка:
- Ако е приложимо, може да има възможност за предоставяне на обратна връзка относно ефективността на срещата или области за подобрение.
14. Закриване на срещата:
- Председателят или фасилитаторът обикновено прекъсва срещата. Това означава край на дискусията.
15. Възможности за работа в мрежа:
- В зависимост от естеството на срещата може да има възможности за работа в мрежа и свързване с други присъстващи след срещата.
16. Последващи материали:
- След срещата може да получите допълнителна информация, презентации или ресурси, свързани с дискусията.
Не забравяйте, че всяка среща може да варира по своята структура, цели и формат. Подготвеността и уважението към приноса на другите ще ви помогнат да извлечете максимума от времето си на срещи. Ако имате конкретни притеснения или въпроси, не се колебайте да се свържете предварително с организатора на срещата или фасилитатора.
