Какъв е най-добрият начин сертифициращите служители да предотвратят имуществена отговорност?
1. Разберете техните роли и отговорности. Сертифициращите служители са отговорни да гарантират, че правителството плаща само за стоки или услуги, които са получени и са в съответствие с договора. Това означава, че сертифициращите служители трябва да имат задълбочено разбиране на условията на договора, както и на приложимите закони и разпоредби.
2. Въведете система за проверка дали стоките или услугите са получени. Сертифициращите служители трябва да разполагат със система за проверка дали стоките или услугите са получени, преди да заверят фактурата за плащане. Това може да включва изискване от продавачите да предоставят доказателство за доставка или проверка на самите стоки или услуги.
3. Уверете се, че стоките или услугите отговарят на договора. Сертифициращите служители трябва също така да гарантират, че стоките или услугите отговарят на спецификациите на договора. Това може да включва проверка на качеството на стоките или услугите, както и на количеството.
4. Получете и прегледайте цялата необходима документация. Сертифициращите служители трябва да получат и прегледат цялата необходима документация, преди да заверят фактурата за плащане. Това може да включва фактурата, договора, поръчката за покупка и всяка друга подходяща документация.
5. Пазете записи на всички транзакции. Сертифициращите служители трябва да водят записи на всички транзакции, включително фактури, договори, поръчки за покупка и всяка друга подходяща документация. Тези записи трябва да се съхраняват за период от време в съответствие с приложимите закони и разпоредби.
Следвайки тези стъпки, сертифициращите служители могат да помогнат за предотвратяване на парични задължения и да защитят правителството от финансови загуби.
